Vermietung & Interessentenmanagement
Freiwerdende Einheiten werden vermarktet, Interessenten qualifiziert und der passende Bewerber ausgewählt; mit Vertragsabschluss und Übergabe geht die Einheit zurück in den Bestand. Es ist der Prozess mit dem direktesten Ertragsbezug: Jeder Tag Leerstand ist unmittelbar messbar, und eine schlechte Auswahl wirkt jahrelang nach.
Stand: Juli 2026
Die Stellen, an denen der Prozess bricht
Nicht aus einer Studie, sondern aus Projekten. Wenn Sie zwei davon wiedererkennen, lohnt das Weiterlesen.
Der Prozess beginnt zu spät
Er startet nicht mit dem Inserat, sondern mit der Kündigung. Wenn Kündigung, Zustandsaufnahme und Kleininstandsetzung nicht ineinandergreifen, entsteht Leerstand, bevor überhaupt jemand vermarktet hat.
Bewerberdaten in vier Ablagen
Portalpostfach, E-Mail, Selbstauskunft auf Papier, Excel-Liste. Am Ende weiß niemand mehr, wer schon abgesagt wurde, und die Datenschutzfrage, wann was gelöscht wird, stellt sich gar nicht erst.
Zu früh zu viel gefragt
Ein Selbstauskunftsformular, das schon zum Besichtigungstermin Einkommensnachweise verlangt, ist datenschutzrechtlich angreifbar. Wer den Prozess digitalisiert, gießt diesen Fehler in Software.
Übergabe als Medienbruch
Abnahmeprotokoll, Zählerstände und Schlüssel entstehen auf Papier oder in einer separaten App und müssen anschließend erneut erfasst werden, am Ende einer Kette, die bis dahin digital war.
Genossenschaftliche Logik fehlt
Wartelisten, Mitgliedsanteile, Belegungsbindungen: Wer als Genossenschaft eine Standard-Vermietungssoftware einsetzt, bildet den eigentlichen Auswahlprozess außerhalb des Systems ab.
Der Prozess in 12 Schritten
Das ist der Grundriss dieses Prozesses: So schneiden wir ihn, wenn wir ihn in einem Haus aufsetzen.
So läuft dieser Prozess in vielen Häusern, und so würden wir ihn im Regelfall schneiden. Kein Haus arbeitet genau nach diesem Muster: Zuständigkeiten, Genossenschaftsvorgaben, Rahmenverträge und die vorhandenen Systeme verschieben die Reihenfolge, fassen Schritte zusammen oder machen zwei daraus. Wie Ihr Ablauf aussieht, nehmen wir in der Begehung an Ihren echten Vorgängen auf.
- 01
Die Kündigung startet den Prozess, nicht das Inserat
Mit dem Eingang der Kündigung laufen drei Dinge gleichzeitig an: Fristen und Endtermin stehen fest, die Zustandsaufnahme wird terminiert, und die Einheit geht in die Vermarktungsvorschau. Häuser, die hier zwei Wochen verlieren, holen sie im weiteren Verlauf nicht wieder auf.
- 02
Zustand aufnehmen und Kleininstandsetzung sofort beauftragen
Vorabnahme mit Fotos und Mängelliste, daraus direkt der Auftrag an die Handwerker und ein verbindlicher Fertigstellungstermin. Dieser Termin ist die eigentliche Steuergröße des Prozesses: Er bestimmt, ab wann besichtigt und ab wann übergeben werden kann.
- 03
Exposé und Preis aus den Objektdaten erzeugen
Grundriss, Fläche, Ausstattung, Energieausweis und Mietpreis kommen aus dem Bestandssystem, statt für jede Einheit neu zusammengesucht zu werden. Das spart Zeit und verhindert die Fehler, wegen derer Inserate nachträglich korrigiert oder Angaben im Vertrag angreifbar werden.
- 04
Veröffentlichen: Portale und eigene Website aus einer Quelle
- 05
Interessenten in Stufen qualifizieren: datensparsam, nachvollziehbar
- 06
Besichtigungen organisieren: Terminvergabe ohne Telefonschleife
- 07
Auswählen: nach festen Kriterien, dokumentiert und begründbar
- 08
Genossenschaftliche Logik anwenden: Warteliste, Anteile, Belegungsbindung
- 09
Unterlagen und Bonität erst in der letzten Stufe anfordern
- 10
Vertrag erzeugen und digital abschließen
- 11
Übergabe: Protokoll, Zählerstände und Schlüssel direkt zurück ins Kernsystem
- 12
Absagen aussprechen und Bewerberdaten fristgerecht löschen
Wir setzen Vermietung bei Ihnen digital auf und automatisieren, was sich automatisieren lässt.
Wir nehmen Ihren heutigen Ablauf auf, schneiden ihn neu, wählen die passenden Systeme aus und verbinden sie. Danach läuft der Vorgang über die Systemgrenzen hinweg durch, mit KI an den Stellen, an denen sie trägt. Angefangen wird mit einem abgegrenzten Ausschnitt, damit Sie in vier Wochen sehen, was sich ändert.
Wie wir das einordnen
Meinung, nicht Marktforschung, sondern aus unseren Projekten. Wir haben kein eigenes Produkt im Regal, das wir hier empfehlen könnten, und bekommen von keinem Anbieter Provision.
Das ist der Prozess, in dem sich Automatisierung am schnellsten rechnet, weil die Wirkung direkt in Tagen Leerstand messbar ist und nicht in gefühlter Entlastung. Wenn ein Haus uns fragt, womit es anfangen soll, und die Fluktuation ist hoch, dann hier.
Der Hebel liegt vor der Vermarktung, nicht in ihr. Die meisten Häuser optimieren das Inserat und die Bewerberverwaltung, verlieren die Tage aber zwischen Kündigung, Zustandsaufnahme und Fertigstellung. Ein sauberer Ablauf ab dem Tag der Kündigung bringt in der Regel mehr als jedes Vermarktungswerkzeug.
Bei KI in der Bewerberauswahl sind wir bewusst zurückhaltend. Sortieren und Vollständigkeit prüfen: ja. Auswählen: nein. Die Verantwortung für ein diskriminierendes Muster trägt Ihr Haus, nicht der Softwareanbieter. Die richtige Frage an einen Anbieter lautet deshalb nicht, ob die KI auswählen kann, sondern ob nachvollziehbar bleibt, warum sie so sortiert hat.
Für Genossenschaften kommt ein eigener Punkt dazu: Wartelisten und Anteilslogik gehören in das System, in dem ausgewählt wird. Es gibt dafür Lösungen, aber sie sind der Grund, warum eine allgemeine Vermietungssoftware hier oft nicht passt.
Wie viele Tage bei Ihnen zwischen Kündigung und Neuvermietung liegen und welche davon vermeidbar sind, rechnen wir im Erstgespräch gemeinsam durch.
Das machen wir auch
Jeder dieser Prozesse lässt sich genauso aufnehmen, neu schneiden und automatisieren. Welcher bei Ihnen zuerst drankommt, hängt an Ihrer Ausgangslage.