KI-Umsetzung für Betriebe mit 5 bis 50 Mitarbeitenden
In vier Wochen läuft Ihre erste Automatisierung.
work100 verbindet die Befähigung Ihres Teams mit technischer Umsetzung, damit KI nicht im Test hängen bleibt, sondern im Tagesgeschäft Arbeit abnimmt. Für Hausverwaltungen, private Bestandshalter und Handwerksbetriebe.
Ausgewählte Kunden
Beispiele aus der Praxis
01 · Ausgangslage
Sie kennen das.
Drei Situationen, die wir in fast jedem Betrieb zwischen 5 und 50 Mitarbeitenden antreffen.
Der Posteingang frisst den Vormittag.
Mieteranfragen, Angebotsanfragen, Nachfragen von Händlern oder Mandanten: Jede braucht dieselben Handgriffe, und jede wartet, bis jemand Zeit hat.
Das Wissen steckt in zwei Köpfen.
Welcher Handwerker für welches Objekt zuständig ist, wo der letzte Vertrag liegt, wie die Vorlage für den Fall aussieht: Neue Kolleginnen fragen, erfahrene antworten, beide verlieren Zeit.
KI wurde probiert. Und liegt wieder in der Schublade.
Lizenzen gekauft, ein Nachmittag Schulung, und montags arbeitet jeder wie vorher. Nicht weil das Werkzeug schlecht wäre, sondern weil es nie an Ihre Abläufe angeschlossen wurde.
02 · Typische Pilot-Prozesse
Ein Vorgang, der jeden Tag vorkommt. Nach vier Wochen läuft er von allein.
Der Pilot-Prozess ist immer ein echter Ablauf aus Ihrem Betrieb, nie ein Testfall. Drei Beispiele aus den Branchen, in denen wir zu Hause sind.
Bestandshalter und private Wohnungsunternehmen
Die Mieteranfrage bei Neuvermietung
Mieteranfragen aus dem Immobilienportal automatisch erfassen, nach den eigenen Kriterien bewerten und die Antwort vorbereiten. Das Team gibt jede Antwort frei, jede Bewertung ist überprüfbar. Telefonat und Besichtigung bleiben persönlich.
86,5 %der Anfragen automatisch vorbereitet, jede von Hand freigegeben
Handwerk
Vom Aufmaß zum Angebot
Aufmaß vor Ort in der App erfassen, daraus automatisch das Angebot aus der eigenen Preisliste erstellen und direkt ins zentrale System übertragen. Der Inhaber prüft und gibt frei, der Kunde nimmt das Angebot digital an.
Minutenje Angebot statt Stunden
Hausverwaltungen
Der Belegeingang
Rechnungen und Belege erkennen, dem Objekt und der Kostenart zuordnen, für Nebenkostenabrechnung und Steuerberater ablegen. Einmal im Monat kurz durchsehen.
6 Std.pro Monat weniger Ablage
03 · Leistungen
Ein Partner, der umsetzt und Ihr Team befähigt.
Drei Leistungen, ein Weg: Erst eine Automatisierung, die läuft. Dann ein Team, das täglich mit KI arbeitet. Dann alles, was darüber hinausgeht.
01
Der Pilot-Prozess
Die erste Automatisierung, die in Ihrem Betrieb läuft.
Für Betriebe, die nicht diskutieren, sondern in vier Wochen sehen wollen, was KI im Tagesgeschäft abnimmt.
- Ein echter Vorgang aus Ihrem Betrieb, ausgewählt in Woche 1
- Gebaut, mit Ihren Vorgängen getestet, mit Freigabeschritt durch Ihr Team
- Übergabe mit Dokumentation, damit Ihr Team ihn bedienen kann
Versprechen: läuft Ende Woche 4, sonst arbeiten wir ohne Rechnung weiter
02
Die KI-Werkstatt
In drei Monaten eine Organisation, die KI selbst einsetzt.
Für Betriebe, die KI nicht als Werkzeug kaufen, sondern als Fähigkeit im Team aufbauen wollen: mit Strategie, Lernformaten und eigenen Automatisierungen.
- Strategie und Roadmap mit der Geschäftsführung in Woche 1
- Lern-Impulse und wöchentliche Online-Meetings, an Ihren eigenen Vorgängen
- Ihr Team arbeitet täglich mit KI und baut einfache Workflows selbst
Versprechen: nach drei Monaten eine KI-fähige Organisation
03
Automatisierungen von work100
Weitere Automatisierungen, gebaut und betrieben für Sie.
Für Prozesse, die Ihr Team nicht selbst bauen will oder kann. Und für alles, was danach zuverlässig laufen muss.
- Nächste Prozesse nach demselben Muster wie der Pilot: verstehen, bauen, einführen
- Betrieb, Überwachung und Anpassung, wenn sich bei Ihnen etwas ändert
- Erreichbarkeit, wenn etwas nicht läuft, und ein fester Termin im Monat
04 · Zwei Versprechen
Nach vier Wochen läuft es. Nach drei Monaten arbeitet Ihr Team täglich mit KI.
Der Pilot-Prozess zeigt schnell, was KI bringt. Die KI-Werkstatt macht daraus eine Fähigkeit im Betrieb. Beides einzeln buchbar, zusammen der schnellste Weg.
Der Pilot-Prozess 4 Wochen
Woche 1
Analyse und Auswahl
Wir sichten vor Ort die Abläufe, die Zeit kosten, und wählen den Vorgang mit dem schnellsten Nutzen.
Woche 2 bis 3
Bau
Die Automatisierung entsteht mit Ihren Vorlagen, Ihren Systemen und einem Freigabeschritt für Ihr Team.
Woche 4
Test und Inbetriebnahme
Echte Vorgänge laufen durch, Ihr Team gibt frei, Übergabe mit Dokumentation.
Ende Woche 4: läuft.
Die KI-Werkstatt 12 Wochen
Woche 1
Strategie und Roadmap
Kickoff mit der Geschäftsführung vor Ort: Zielbild, Handlungsfelder, KI-Regeln, Roadmap für 90 Tage. Werkzeuge und Zugänge stehen.
Woche 2 bis 5
Grundlagen und Werkzeuge
Lern-Impulse und wöchentliche Online-Meetings. Das Team arbeitet an eigenen Vorgängen mit Werkzeugen, die sofort entlasten.
Woche 6 bis 10
KI im Alltag, einfache Workflows
Das Team setzt KI in den eigenen Vorgängen ein und baut unter Anleitung einfache Workflows, jeder mit Freigabeschritt. Eine Person im Haus wird zur Ansprechpartnerin für KI.
Woche 11 bis 12
Audit und Roadmap
Was läuft, was nicht, was kommt als Nächstes. Roadmap für die nächsten sechs Monate. Ab hier arbeitet das Team selbst weiter.
Ende Woche 12: KI-fähige Organisation.
05 · Beleg
4.395Mieteranfragen in 106 Tagen, jede Antwort von einem Menschen freigegeben
Julius Ewald Schmitt GmbH & Co. KG, Wohnungsunternehmen in Dortmund, seit 1894
Bei jeder Neuvermietung kommen täglich Dutzende Mieteranfragen über das Immobilienportal. Der Workflow erfasst sie, bewertet sie nach den schriftlich festgelegten Kriterien des Unternehmens und bereitet die Antwort vor. Eine Mitarbeiterin gibt jede Antwort frei, nichts geht ohne sie raus. Jede Bewertung ist einsehbar, in 99,6 Prozent der Fälle lag sie richtig. An den Grundsätzen der EU-KI-Verordnung ausgerichtet: Mensch entscheidet, Kriterien dokumentiert, Ergebnis überprüfbar.
„Wir haben KI nicht gekauft, wir haben sie eingebaut bekommen. Das ist der Unterschied zu allem, was wir vorher probiert haben.“
Partner
Wir sind offizieller Partner von DeutschlandGPT und Procuros. Außerdem setzen wir unter anderem n8n ein, eines der führenden Werkzeuge für Automatisierung. Marken und Logos gehören den jeweiligen Inhabern.
06 · Wie wir arbeiten
Anpacken. Mitnehmen. Neu denken.
work100 ist ein kleines Team aus Lünen, das Automatisierungen selbst baut und nicht nur berät. Vier Dinge, die Sie von uns erwarten können.
30 Minuten, die klären, ob sich das für Sie lohnt.
Wir sprechen über Ihren Betrieb, nicht über KI im Allgemeinen. Danach wissen Sie, welcher Vorgang sich als Pilot-Prozess eignet. Auch wenn die Antwort lautet: noch keiner.