Wir sind der Architekt für Prozessautomatisierung und KI.
Erst der Ablauf, dann die Systeme, dann die KI.
Ihre Verwaltung arbeitet mit mehreren Systemen: ERP, Mieterportal, Handwerkersoftware, Buchhaltung. Wo sie nicht zusammenspielen, trägt jemand den Vorgang von Hand weiter. Genau dort scheitert später auch die KI, denn sie braucht einen Vorgang, der durchläuft, und Daten, die zusammenpassen. Wir setzen den Prozess auf, wählen die passenden Systeme aus und verbinden sie.
Für Bestandshalter mit eigener Verwaltung: private, kommunale und genossenschaftliche Wohnungsunternehmen.
- Wir sagen Ihnen, wo KI trägt und wo nicht
- Ein Prozess nach dem anderen, ohne Risiko fürs Tagesgeschäft
- Neutral: kein eigenes Produkt im Regal, keine Provision vom Anbieter
Die Standortbestimmung: sechs Fragen, drei Minuten. Am Ende sehen Sie, wo Ihr Haus bei seinen Kernprozessen steht und welcher davon zuerst zählt.
Die Reibungspunkte, die jeden Tag Zeit kosten
Ihr Team arbeitet nicht schlecht. Die Abläufe bremsen es aus. Wenn Sie sich in mehreren Punkten wiederfinden, lohnt sich ein genauer Blick.
Der Zettel-Eingang
„Schäden per Anruf, Rechnungen per PDF, Anfragen per Zuruf."
Die Toolgrenze
„Meldung im Portal, Auftrag im Handwerkersystem, Rechnung im ERP."
Der Software-Leerstand
„Systeme angeschafft, aber kaum genutzt."
Das Wissen im Kopf
„Wenn die erfahrene Kollegin in Rente geht, geht der Prozess mit."
Die Rückfrage-Schleife
„Dieselbe Mieteranfrage zum dritten Mal an einem Tag."
Der Blindflug
„Kein Gesamtstatus, keine Zahlen zu Durchlaufzeiten."
Das muss nicht so bleiben. Die Standortbestimmung zeigt Ihnen, wo Ihr Haus heute steht und an welcher Stelle der größte Hebel liegt.
Standortbestimmung startenEs wird nicht die eine Software geben, die alles kann
Für jeden Prozess Ihrer Verwaltung gibt es heute gute Software. Trotzdem bleibt der Alltag mühsam: Ein Vorgang wird in einem System erfasst, im nächsten bearbeitet, im dritten abgerechnet. Dazwischen trägt ihn jemand von Hand weiter.
Küche, Bad und Heizungskeller in einem Raum? Macht niemand. Bei Software erwarten es alle. Es wird auch künftig nicht die eine Anwendung geben, die alles kann. Es bleiben mehrere spezialisierte Systeme, die zusammenarbeiten müssen. Der Grund, warum es trotzdem hakt, ist deshalb selten die Software: Die Prozesse sind nicht sauber aufgesetzt, und niemand im Haus hat den Überblick, welches System was kann und wie die Systeme zusammenspielen.
Genau da setzen wir an: erst den Prozess richtig aufsetzen, dann die passenden Systeme auswählen, sie verbinden, die Daten in Ordnung bringen. Und erst dann KI, dort wo sie wirklich etwas beiträgt. Wer die Reihenfolge umdreht, automatisiert die Handarbeit, statt sie abzuschaffen.
Deshalb gibt es work100: Wir setzen die Prozesse auf, wählen die passenden Systeme der Branche neutral aus und verbinden sie miteinander. Weil wir kein eigenes Produkt im Regal haben, das bei Ihnen untergebracht werden müsste, können wir Ihnen sagen, welches System bei Ihnen wirklich trägt. Und wir setzen es um, statt Ihnen ein Konzept zu übergeben.
Was ein digitales Ökosystem ausmacht
In fast jedem Haus läuft der Großteil der Prozesse über ein führendes System, das ERP für Bestand, Verträge und Buchhaltung. Es ist das Fundament, alles Weitere steht darauf. Rundherum liegen die Satelliten. So nennen wir die Fachsysteme, die jeweils einen Ausschnitt übernehmen, den das ERP nicht abdeckt: Mieter- und Mitgliederkommunikation, Handwerkeraufträge, Dokumentenablage, Belegerkennung. Sie sind die einzelnen Räume. Ein durchgehender Prozess braucht beides, und genau daran hakt es meist: Die Räume sind da, eingerichtet und bezahlt. Es fehlen die Türen dazwischen.
„Derzeit vollzieht sich ein Wandel hin zu stärker integrierten Ökosystemen, in denen Daten nahtlos funktionsübergreifend fließen."
Ein Vorgang läuft über den ERP-Kern und über die Satelliten, die ihn durchgehend machen.
Prozesse aufsetzen
Zuerst der Ablauf: Wer macht was, in welcher Reihenfolge, mit welchem Ergebnis. Wir definieren ihn sauber und nehmen Ihr Team mit, damit der Prozess im Alltag wirklich genutzt wird.
Systeme auswählen
Welches System trägt diesen Ablauf, und passt es zu Ihrem Bestand? Wir kennen die Stärken und Schwächen der Systeme in der Branche und empfehlen neutral, ohne eigenes Produkt im Rücken.
Sauber verbinden
Die Systeme müssen Daten austauschen, nicht nur nebeneinander laufen. Wir bauen die Schnittstellen, damit ein Vorgang durchläuft und die Daten unterwegs zusammenpassen.
KI dort, wo sie trägt
Jetzt erst lohnt sich Automatisierung, denn KI braucht einen Vorgang, der durchläuft, und Daten, die stimmen. Wo eine Regel genügt, bauen wir eine Regel. Wo ein Mensch entscheiden muss, entscheidet ein Mensch.
Vier Dinge, die sonst selten zusammenkommen
Erst der Prozess, dann die KI
KI beschleunigt jeden Prozess, auch den, der nicht funktioniert. Deshalb steht bei uns zuerst der Ablauf, dann die Frage, welches System ihn trägt, und erst danach, wo KI wirklich etwas beiträgt.
Wir sagen Ihnen, wo KI trägt und wo nicht
Nicht jede Aufgabe in Ihrer Verwaltung gewinnt durch KI, und manche verliert dabei. Wo eine Regel genügt, bauen wir eine Regel. Wo ein Mensch entscheiden muss, entscheidet ein Mensch. Das sagen wir Ihnen vorher, nicht hinterher.
Wir kennen die Systeme der Branche
Wodis, WOWIPORT, casavi & Co., in Stärken und Schwächen. Wir haben kein eigenes Produkt im Regal, das bei Ihnen untergebracht werden müsste, und bekommen von keinem Anbieter Provision. Was wir empfehlen, richtet sich allein danach, was in Ihrem Haus trägt.
Wir setzen es um
Ein Bauplan allein hat noch kein Haus gebaut. Wir liefern kein Konzept zum Abheften, sondern richten die Systeme ein, bauen die Schnittstellen und begleiten Ihr Team, bis der Prozess benutzt wird.
Und wo steht Ihr Haus dabei? Die Standortbestimmung ordnet Ihre vier Kernprozesse und Ihr Kernsystem ein: sechs Fragen, drei Minuten.
StandortbestimmungAufnehmen. Umsetzen. Und auf Wunsch: dauerhaft weiterentwickeln.
Erst aufnehmen, was da ist: einmal durch das ganze Haus. Dann die Systeme verbinden, den ersten Prozess bauen und das Team mitnehmen. Und weil Systeme, Regeln und Ihr Bestand sich weiter verändern, bleiben wir auf Wunsch dauerhaft dran.
Die Begehung
Einmal durch das ganze Haus, auch durch die Türen, die klemmen. Der Ablauf steht fest: ein Gespräch von 60 Minuten, zwei Fragebögen, die Sie in Ruhe ausfüllen, und ein Abschlusstermin von 30 Minuten. Dazwischen verfolgen wir drei bis vier typische Vorgänge von Anfang bis Ende und finden die Stellen, an denen jemand von Hand weiterträgt. Danach wissen Sie, was Sie im Einsatz haben, wie gut es darum steht und was zuerst gemacht gehört. Fester Preis: 1.000 Euro, angerechnet auf die Umsetzung, wenn Sie weitermachen.
Die Baustelle
Angefangen wird nicht überall gleichzeitig, sondern mit einem abgegrenzten Ausschnitt, der nach vier Wochen läuft: der Musterwohnung. Sie kostet 2.500 Euro, und danach entscheiden Sie, ob weitergebaut wird. Erst dann gehen wir in die Tiefe: Systeme auswählen, einrichten, Schnittstellen dazwischen bauen und die beteiligten Anbieter koordinieren, damit sie miteinander arbeiten statt nebeneinander. Wo es am Markt nichts Passendes gibt, fertigen wir das fehlende Stück an. Ihr Team nehmen wir mit, denn ein Prozess ist erst fertig, wenn er benutzt wird. Was der Ausbau kostet, steht im Angebot nach der Begehung.
Die Bestandsentwicklung
Anbieter bringen neue Funktionen, Regeln ändern sich, Ihr Bestand verändert sich. Auf Wunsch betreiben wir den Prozess weiter, ziehen Änderungen an den Systemen nach, arbeiten neue Anforderungen ein und haben eine Adresse für Störungen. Instandhaltung hält den Zustand, Modernisierung hebt ihn. Beides machen Sie an Ihren Objekten, wir machen es an Ihren Prozessen.
Der Einstieg ist bei jedem Haus die Begehung. Welcher Prozess darin zuerst drankommt, hängt an Ihrer Ausgangslage. Das klären wir im Gespräch.
Wie wir für Julius Ewald Schmitt arbeiten
Die Julius Ewald Schmitt GmbH & Co. KG ist ein Dortmunder Familienunternehmen, 1894 gegründet und einer der großen privaten Vermieter der Stadt. Mit ihrem Team bewirtschaftet und verwaltet sie rund 1.300 Wohnungen und etwa 80 Gewerbeeinheiten in Dortmund, Kamen und Unna.
Wir nehmen uns nicht alle Prozesse gleichzeitig vor, sondern gehen Vorhaben für Vorhaben. So bleibt das Tagesgeschäft jederzeit handlungsfähig. Bei Julius Ewald Schmitt sind das aktuell zwei: ein klar abgegrenzter Prozess, der sofort entlastet, und ein grundlegender Umbau. Beide zeigen, wie work100 vorgeht:
Mieteranfragen: von 2,5 Stunden auf unter 15 Minuten am Tag
Als ersten klar abgegrenzten Prozess haben wir die Bearbeitung und Vorqualifizierung eingehender Mieteranfragen umgesetzt, den, an dem sofort spürbar wird, was sich ändert. Rund 2,5 Stunden Handarbeit pro Tag sind auf unter 15 Minuten geschrumpft. Der Prozess läuft, die Zeit fließt zurück ins eigentliche Kerngeschäft.
Kernprozesse neu gedacht: digital und KI-ready
Statt die anstehende ERP-Umstellung eins zu eins zu übertragen, haben wir die Kernprozesse und die gesamte IT-Landschaft gemeinsam grundsätzlich neu gedacht, digital und KI-ready. Auf dieser Grundlage setzen wir die ERP-Umstellung nun Schritt für Schritt um.
Was davon sich auf Ihren Bestand übertragen lässt, sagen wir Ihnen nach einem Blick auf Ihre Abläufe. Ohne Verkaufsdruck, und mit einer klaren Einschätzung.
Erstgespräch vereinbaren
Zu oft verstaubt gute Software im Regal, weil der Prozess dahinter nie richtig aufgesetzt wurde und der Anbieter nach dem Verkauf weg war. Jedes Gewerk macht seinen Teil gut. Nur um das Dazwischen kümmert sich niemand. Genau da setzen wir an.
Die work100 GmbH begleitet selbstverwaltende Wohnungsunternehmen und Genossenschaften dabei, ihre Verwaltung wirklich zu entlasten. Ein weiteres Tool bringt das selten. Prozesse, die im Alltag ankommen, schon.
Der Unterschied zu reinen Beratern: Wir setzen es um. Wir wählen die passenden Systeme der Branche neutral aus, verbinden sie mit Ihrem Bestand und betreiben den Prozess auf Wunsch weiter. KI setzen wir dort ein, wo sie wirklich hilft, und nicht als Selbstzweck.
Am Bau heißt diese Aufgabe Schnittstellenkoordination, und sie gehört dem Architekten. In der IT heißt sie genauso. Nur macht sie dort selten jemand.
Warum jetzt
KI ist in der Verwaltung angekommen, aber sie arbeitet nur auf Vorgängen, die durchlaufen, und auf Daten, die zusammenpassen. Wer seine Prozesse jetzt digitalisiert, ohne das mitzudenken, macht dieselbe Arbeit später ein zweites Mal. Wer die Grundlage gleich richtig legt, ist bereit, sobald KI für seinen Prozess taugt.
Nur der alte Hausmeister weiß, wo der Hauptwasserhahn ist, und wenn er in Rente geht, geht die Kenntnis mit. Im Bestand haben Sie das gelöst. In Ihren Prozessen selten: Stellen bleiben unbesetzt, Abläufe müssen mit weniger Händen funktionieren, und das Wissen dazu muss in Systemen stecken, nicht nur in Köpfen.
Der Softwaremarkt der Branche konsolidiert sich spürbar, einzelne Systeme laufen aus. Viele Häuser stehen vor Migrations- und Auswahlentscheidungen und brauchen dafür einen neutralen Blick.
„Der Preis fürs Nichtstun wird viel höher ausfallen, als der, wenn man etwas ausprobiert, das schiefgeht."
Wir holen Sie da ab, wo Sie heute stehen
Digitalisierung beginnt nicht bei allen an derselben Stelle. Wählen Sie Ihre Ausgangslage, und Sie sehen sofort, wie Ihr passender Einstieg aussieht.
Schritt 1 von 2 · Ihre Ausgangslage
Nichts davon trifft genau zu? Dann sortieren wir es andersherum, entlang Ihrer vier Kernprozesse und Ihres Kernsystems:
Sie wollen es genauer wissen?
Sechs Fragen, drei Minuten: Die Standortbestimmung geht Ihre vier Kernprozesse und Ihr Kernsystem durch und zeigt, wo Ihr Haus steht.
Was Sie vielleicht noch wissen wollen
Ihre Frage ist nicht dabei? Stellen Sie sie uns über das Formular, auf Wunsch rufen wir Sie einfach zurück.
Was macht work100 genau, Beratung oder Software?
Weder noch allein. Wir setzen Ihre Prozesse auf, wählen die dazu passenden Systeme der Branche neutral aus, verbinden sie mit Ihrem Bestand und begleiten die Umstellung im Team. Dazu gehört auch die Frage, wo KI in Ihrer Verwaltung wirklich etwas beiträgt und wo nicht. Wir sind nicht weg, sobald die Software installiert ist: Zur Umsetzung gehört, dass Ihr Team den neuen Ablauf tatsächlich nutzt. Ob wir den Prozess danach dauerhaft weiterbetreuen, entscheiden Sie. Am Bau gibt es diese Rolle seit jeher: Wenn es nicht läuft, zeigt der Elektriker auf den Trockenbauer. Der ERP-Anbieter zeigt aufs Portal, das Portal zeigt zurück. Der Architekt ist der Einzige, der auf niemanden zeigen kann.
Sie entwickeln doch auch selbst Software. Sind Sie dann noch neutral?
Wir bauen an zwei Stellen selbst: wenn zwei Ihrer Systeme nebeneinanderstehen, ohne verbunden zu sein, und wenn eine Anforderung so speziell ist, dass es dafür am Markt nichts gibt. Für den Standardschrank gehen wir in den Handel, für die Nische unter der Treppe kommt der Tischler. Was wir dabei nicht haben, ist ein fertiges Produkt, das in jedes Haus passen soll. Und genau das ist die Bedingung dafür, dass eine Empfehlung neutral bleiben kann. Eine Verbindung zwischen zwei Systemen ersetzt keines davon.
Müssen wir dafür unser ERP oder unsere Software wechseln?
In der Regel nicht. Ihr ERP bleibt der Kern; wir docken die passenden Zusatz-Systeme an und verbinden sie mit Ihrem Bestand. Wir arbeiten herstellerneutral und kennen die gängigen Systeme der Branche, vom ERP über Mieter- und Handwerkerportale bis zu Dokumenten und Buchhaltung. Nur wenn Ihr System einen Prozess grundsätzlich nicht abbilden kann oder absehbar ausläuft, sprechen wir offen über Alternativen, ergebnisoffen und ohne Provisionsinteresse. Für ein zweites Bad reißt man kein Haus ab; wenn die Statik es nicht mehr hergibt, prüfen wir das vorher und nicht mittendrin.
Wie fangen wir an, und wie groß ist das Risiko fürs Tagesgeschäft?
Kein Big-Bang. Nach dem kostenlosen Erstgespräch steht die Begehung, in der wir gemeinsam Ihren ersten Prozess festlegen: einen klar abgegrenzten, der sofort spürbar entlastet, ohne den laufenden Betrieb zu gefährden. Läuft diese Musterwohnung, bauen wir Schritt für Schritt aus. Wir stellen nicht dem ganzen Haus das Wasser ab.
Wir kennen unsere Abläufe doch selbst am besten. Was bringt uns ein Externer?
Ohne Frage kennen Sie Ihre Abläufe besser als jeder Externe. Aber Sie wohnen im Haus: Was jeden Tag so läuft, fällt irgendwann nicht mehr auf. Wir kommen mit der Wärmebildkamera. Wir verfolgen drei bis vier typische Vorgänge von Anfang bis Ende und sehen dabei die Stellen, an denen jemand etwas abtippt, weiterleitet oder nachfragt. Dazu kennen wir die Systeme aus anderen Häusern und wissen, was sich anbinden lässt und was nicht. Diese beiden Blickwinkel zusammen ergeben das Bild.
Bleiben Sie auch, wenn das System eingeführt ist?
Ja, das ist für uns der Kern. Ein Prozess ist nicht fertig, wenn die Software installiert ist, sondern wenn Ihr Team ihn im Alltag wirklich nutzt. Auf Wunsch betreiben und entwickeln wir ihn danach dauerhaft weiter und behalten den Markt im Blick. Instandhaltung hält den Zustand, Modernisierung hebt ihn. Sie machen beides an Ihren Objekten, wir machen beides an Ihren Prozessen.
Passt das auch für Genossenschaften?
Ja, ausdrücklich. Ob Sie Mieter oder Mitglieder verwalten: Die Prozesse dahinter sind dieselben. Genossenschaftsspezifische Themen und die Zuarbeit für Vorstand und Aufsichtsrat binden wir gezielt ein. Gerade selbstverwaltende Häuser profitieren, weil eingespielte Abläufe erhalten bleiben und nur die manuelle Arbeit verschwindet.
Was kostet das?
In Stufen, und jede hat ihre eigene Antwort. Das Erstgespräch ist kostenlos: 30 Minuten, danach entscheiden Sie in Ruhe. Die Begehung kostet fest 1.000 Euro und wird angerechnet, wenn Sie weitermachen. Die Umsetzung beginnt mit der Musterwohnung: ein abgegrenzter Ausschnitt, vier Wochen, 2.500 Euro. Erst danach wird ausgebaut, und was das kostet, hängt daran, wie viele Systeme beteiligt sind und was Ihre Schnittstellen zulassen. Das wissen wir erst nach der Begehung, und vorher eine Zahl zu nennen wäre geraten. Kein Bauherr unterschreibt eine Sanierung ohne Kostenschätzung, und kein Architekt nennt eine Summe, bevor er im Haus war.
Bedeutet Automatisierung, dass wir Personal abbauen?
Nein. Es geht um Entlastung, nicht um Abbau. Wiederkehrende Handarbeit fällt weg, damit Ihr Team Zeit gewinnt für das, was wirklich Fachwissen und Menschen braucht. Gerade bei knappem Personal ist das ein echter Gewinn. Sie verwalten. Wir entwickeln die Technik weiter, die darunter liegt.
Ist das Ganze DSGVO-konform?
Ja. Wir setzen auf Hosting in der EU, schließen die nötigen Auftragsverarbeitungsverträge und behandeln Datenschutz als festen Bestandteil jeder Lösung, nicht als Anhang.
30 Minuten, kostenlos und ohne Vorbereitung
Wir klären gemeinsam, wo Sie heute stehen, was Sie mit Digitalisierung und KI erreichen wollen, und ob work100 der richtige Partner dafür ist. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung und entscheiden danach in Ruhe, ob und wie es weitergeht.
Passt es für beide Seiten, ist der nächste Schritt die Begehung: Wir gehen gemeinsam durchs Haus, zum Festpreis von 1.000 Euro. Daraus entstehen Ihr Instandhaltungsplan und ein schriftliches Angebot für den ersten Prozess.
Terminkalender von Cal.com
Für die Terminbuchung binden wir Cal.com ein. Dabei wird eine Verbindung zu deren Servern in der EU aufgebaut und Ihre IP-Adresse übertragen. Deshalb laden wir den Kalender erst, wenn Sie es möchten.
Mit der Buchung stimmen Sie der Verarbeitung Ihrer Angaben gemäß unserer Datenschutzerklärung zu.
Kontakt aufnehmen
Schreiben Sie uns kurz Ihr Anliegen, wir melden uns zeitnah bei Ihnen.