Beispiele aus der Praxis.

Wird eine Wohnung neu vermietet, kommen über das Immobilienportal täglich Dutzende Mieteranfragen. Jede wurde von Hand gelesen, geprüft und beantwortet. Dabei war dem Unternehmen wichtig, dass die persönliche Kommunikation mit den Bewerbern bleibt und dass keine Entscheidung ohne einen Menschen fällt.

Pilot-Prozess: Mieteranfragen werden automatisch erfasst, nach den schriftlich festgelegten Kriterien des Unternehmens bewertet und beantwortet. Das Team sieht täglich alle Anfragen mit der Bewertung und entscheidet per Klick, was passiert. Nichts geht ohne diese Freigabe raus. Telefonat und Besichtigung bleiben persönlich.

• Mensch entscheidet. Jede Antwort an einen Bewerber wird von einer Mitarbeiterin freigegeben. Die KI bereitet vor, sie entscheidet nicht.
• Vorgaben des Unternehmens. Die Bewertungskriterien hat das Unternehmen selbst festgelegt und schriftlich bestätigt. Die KI wendet sie an, sie erfindet keine eigenen.
• Überprüfbar. Jede Bewertung ist einsehbar und wird bei Abweichung markiert. Ein Bericht zeigt, wie viele Anfragen wie bewertet wurden und wo die KI danebenlag.
• An den Grundsätzen der EU-KI-Verordnung ausgerichtet. Menschliche Aufsicht, dokumentierte Kriterien und nachvollziehbare Bewertungen sind von Anfang an Teil des Ablaufs.

In den ersten 106 Tagen liefen 4.395 Mieteranfragen durch den Workflow, 86,5 Prozent davon automatisch vorbereitet und nach Freigabe beantwortet. Die Bewertung lag in 99,6 Prozent der Fälle richtig, jede Abweichung ist dokumentiert. Das Team hat Zeit für die Gespräche, die zählen. Danach folgten Projektmanagement mit Asana und die Terminvergabe als nächster Prozess.

Anfragen kamen über Website, Telefon und Empfehlungen, in jeder Form: mal mit Foto, mal mit Maßen, meist mit Rückfragen. Bis das Angebot stand, vergingen im Schnitt vier Tage, weil das Büro Informationen nachfragen und die Kalkulation von Hand aufsetzen musste. Ein Teil der Interessenten hatte bis dahin woanders unterschrieben.

Pilot-Prozess in vier Wochen: Jede Anfrage wird in eine feste Struktur gebracht, fehlende Angaben werden automatisch und freundlich nachgefragt, und aus den vollständigen Daten entsteht ein Angebotsentwurf auf Basis der Preisliste des Betriebs. Terminbestätigungen und Erinnerungen laufen seitdem ohne Büroaufwand.

Angebotsentwurf am selben Tag statt nach vier Tagen. Ein Viertel mehr Angebote pro Woche mit demselben Büro. Dietmar Rohe prüft jedes Angebot, aber er schreibt keines mehr von Hand.