Das ERP-Kernsystem und was sich daran andocken lässt
Das Kernsystem ist das Fundament: Alles Weitere steht darauf. Deshalb reißt man es auch nicht heraus, nur weil das Bad nicht gefällt. In fast jedem Haus läuft der Großteil der Prozesse darüber: Bestand, Verträge, Buchhaltung, Abrechnung. Alles andere sind Satelliten, also Fachsysteme, die je einen Ausschnitt übernehmen, den das Kernsystem nicht oder nicht gut genug abdeckt: Mieterportal, Handwerkerplattform, Dokumentenablage, Belegerkennung, Vermietungssoftware. Ob ein Prozess durchgehend funktioniert, entscheidet sich nicht im Funktionsumfang eines dieser Systeme, sondern an der Frage, ob sie miteinander sprechen dürfen und können.
Stand: Juli 2026
Die vier Punkte, die in keiner Funktionsliste stehen
Nicht aus einer Studie, sondern aus Projekten. Sie entscheiden darüber, ob sich ein System später anbinden lässt, und sie kommen in Anbietergesprächen von selbst nicht zur Sprache.
Die Schnittstelle existiert, aber nicht für Sie
Mehrere große Systeme sind technisch anbindbar, aber nur über die Integrationsplattform und das Partnerprogramm des Herstellers. Wer dort nicht gelistet ist, kommt nicht sauber heran. Das ist keine technische, sondern eine strategische Grenze, und sie steht in keiner Funktionsliste.
Offen beworben, nicht auffindbar dokumentiert
Fast jeder Hersteller wirbt mit offenen Schnittstellen. Prüfbar ist das nur an einer Stelle: Gibt es eine öffentlich einsehbare technische Dokumentation? Bei einem Teil der Systeme lautet die Antwort nein, bei anderen liegt sie vollständig offen im Netz.
Der Wechsel kostet mehr als die Lizenz
Ein ERP-Wechsel bindet über Monate interne Kapazität, und zwar genau die Leute, die den Betrieb tragen. Häufig ist das Anbinden von Satelliten der günstigere Weg, aber eben nicht immer, und das hängt am Offenheitsgrad des Kernsystems.
Migrationsdruck von außen
Produktlinien werden zusammengeführt, Support läuft aus, Nachfolger stehen bereit. Wer eine Umstellung ohnehin vor sich hat, sollte sie nicht eins zu eins übertragen, sondern als einzige realistische Gelegenheit nutzen, die Prozesse neu zu schneiden.
In 8 Schritten zu einer Entscheidung, die trägt
Anders als die Prozesse daneben ist das hier kein Ablauf, den Ihre Verwaltung täglich durchläuft. Es ist unser Vorgehen, wenn wir eine Systemlandschaft aufnehmen und die Frage nach dem Kernsystem beantworten. Diese Schritte arbeiten wir gemeinsam mit Ihnen ab, in dieser Reihenfolge. Am Ende steht eine begründete Entscheidung, die Sie im Aufsichtsrat vertreten können, und die Liste der Verbindungen, die dafür gebaut werden müssen.
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Bestand aufnehmen: was läuft, wer nutzt es, was hängt daran
Jedes System im Haus mit Version, Vertragslaufzeit, Anzahl Nutzer und der Frage, welcher Vorgang darin tatsächlich entsteht. Nicht die Lizenzliste aus der Buchhaltung, sondern der Blick in die Abteilungen. Dort tauchen regelmäßig zwei bis drei Werkzeuge auf, von denen die IT nichts weiß.
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Vorgangswege verfolgen: wo ein Vorgang heute die Hand wechselt
Wir nehmen drei, vier typische Vorgänge und gehen sie von Anfang bis Ende mit. Jede Stelle, an der jemand etwas abtippt, weiterleitet oder nachfragt, ist ein Übergabepunkt. Diese Punkte sind später die Liste der zu bauenden Schnittstellen, und sie sind vorher niemandem vollständig bekannt.
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Offenheitsgrad prüfen: Dokumentation, Partnerstatus, Version, Vertrag
Für jedes System die vier Fragen, die über alles Weitere entscheiden: Gibt es eine öffentlich einsehbare technische Dokumentation? Braucht die Nutzung einen Partnerstatus? Kann Ihre installierte Version das überhaupt? Und erlaubt Ihr Vertrag den Zugriff Dritter? Erst diese vier Antworten zusammen ergeben ein belastbares Bild.
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Zielbild schneiden: was Kern bleibt, was Satellit wird, was wegfällt
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Integrationsweg je Verbindung festlegen: nativ, Plattform oder Zwischenschicht
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Datenhoheit und Verträge klären, bevor gebaut wird
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Reihenfolge festlegen: was zuerst angebunden wird und warum
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Anbinden, in Betrieb nehmen und im laufenden Betrieb nachziehen
Wir begleiten die Auswahl. Oder wir nutzen die Umstellung für mehr.
Beim Vergleich von Anbietern prüfen wir für Sie, was ein System herausgibt und annimmt, und wir sitzen in den Gesprächen mit am Tisch. Steht die Entscheidung schon, ist der Umstieg der günstigste Moment, den Sie in den nächsten zehn Jahren bekommen: Die Prozesse werden ohnehin angefasst, also schneiden wir sie gleich so, dass sie durchlaufen und KI-fähig sind.
Wie wir das einordnen
Meinung, nicht Marktforschung, sondern aus unseren Projekten. Wir haben kein eigenes Produkt im Regal, das wir hier empfehlen könnten, und bekommen von keinem Anbieter Provision.
Der Offenheitsgrad des Kernsystems ist die wichtigste einzelne Eigenschaft Ihrer IT-Landschaft, wichtiger als jede Funktionsliste. Er entscheidet nicht darüber, was Sie heute können, sondern darüber, was Sie in den nächsten fünf Jahren noch entscheiden dürfen.
Der Grund dafür ist einfach: Ein Vorgang, der über zwei Systeme läuft, muss an der Grenze übergeben werden. Gibt es dafür keine Schnittstelle, übernimmt ein Mensch: Er tippt ab, leitet weiter, fragt nach. Jede dieser Stellen kostet Zeit, erzeugt Fehler und macht den Vorgang unsichtbar, weil kein System mehr weiß, wie weit er ist. Die Schnittstelle ist die Leitung im Haus: Man legt sie, solange die Wand offen ist. Wer sie später nachrüsten will, muss aufstemmen, und manchmal geht es gar nicht mehr.
Wir raten in der Regel davon ab, ein laufendes ERP wegen fehlender Schnittstellen zu wechseln. Der Wechsel kostet fast immer mehr als der Umweg, außer das Kernsystem ist so geschlossen, dass jede Automatisierung an ihm scheitert. Dann ist ein anstehender Versionswechsel der richtige Moment, die Frage grundsätzlich zu stellen.
Was wir nicht behaupten: dass sich jede geschlossene Landschaft doch noch öffnen lässt. Wo ein Hersteller keinen Zugang vorsieht, bleibt er zu, und eine Umgehung, die beim nächsten Update bricht, bauen wir nicht. Was in dieser Lage trotzdem geht: den Prozess sauber schneiden, die Schritte davor und danach automatisieren und für das, was individuell bleibt, eine passende Lösung bauen. Was unmittelbar am geschlossenen Kern hängt, bleibt Handarbeit. Das sagen wir vorher, nicht hinterher.
Welche Wege Ihr konkretes Kernsystem offen lässt, hängt an Version, Vertrag und Partnerstatus. Das lässt sich in einem Gespräch klären.
Das machen wir auch
Jeder dieser Prozesse lässt sich genauso aufnehmen, neu schneiden und automatisieren. Welcher bei Ihnen zuerst drankommt, hängt an Ihrer Ausgangslage.