Kreditoren- & Eingangsrechnungsprozess
Auch die Rechnung kommt heute durch irgendeinen Eingang: als PDF im Postfach, als Papier in der Hauspost, als Anhang an eine Mail, die eigentlich an jemand anderen ging. Der Prozess dahinter erfasst eingehende Rechnungen, prüft sie sachlich und rechnerisch, ordnet sie Aufträgen zu, holt die Freigabe ein, kontiert vor und übergibt an die Buchhaltung. In Wohnungsunternehmen hängt er besonders eng an der Instandhaltung: Ein großer Teil der Rechnungen gehört zu einem Auftrag, der in einem anderen System entstanden ist.
Stand: Juli 2026
Die Stellen, an denen der Prozess bricht
Nicht aus einer Studie, sondern aus Projekten. Wenn Sie zwei davon wiedererkennen, lohnt das Weiterlesen.
Dreimal angefasst
Papier oder PDF wird abgetippt, kontiert und weitergereicht, und mit jedem Handgriff kommen eine neue Fehlerquelle und ein weiterer Tag Durchlaufzeit dazu.
Die Rechnung findet ihren Auftrag nicht
Ohne Verbindung zwischen Handwerkerauftrag und Beleg wird die Prüfung zur Suchaufgabe. Das ist der Punkt, an dem die meiste Zeit verloren geht, nicht bei der Erfassung.
Der falsche Teil der Datei wird geprüft
Bei hybriden Formaten ist der strukturierte Datensatz maßgeblich, nicht das sichtbare PDF. Wer nur auf die Bildansicht schaut, prüft die falsche Datei, mit Folgen bis in den Vorsteuerabzug.
Erkennung ohne Prüfung
Belegerkennung liest Felder aus. Das ist nicht dasselbe wie prüfen, zuordnen und vorkontieren. Der Unterschied entscheidet darüber, ob am Ende wirklich Arbeit wegfällt.
Der Prozess in 12 Schritten
Das ist der Grundriss dieses Prozesses: So schneiden wir ihn, wenn wir ihn in einem Haus aufsetzen. Unter jedem Schritt steht, welches System ihn übernimmt und was es dort laut eigener Dokumentation tut. Genau daran sieht man, wie oft ein einziger Vorgang das System wechselt, und wo wir ansetzen. Was mehrere Systeme parallel bedienen können, ist als Kanal gekennzeichnet.
So läuft dieser Prozess in vielen Häusern, und so würden wir ihn im Regelfall schneiden. Kein Haus arbeitet genau nach diesem Muster: Zuständigkeiten, Genossenschaftsvorgaben, Rahmenverträge und die vorhandenen Systeme verschieben die Reihenfolge, fassen Schritte zusammen oder machen zwei daraus. Wie Ihr Ablauf aussieht, nehmen wir in der Begehung an Ihren echten Vorgängen auf.
Zu den genannten Systemen: Das sind Beispiele dafür, wer einen Schritt tragen kann, keine Empfehlung und keine vollständige Liste. Welches System bei Ihnen passt, hängt daran, was schon im Haus steht. Entscheidend ist ohnehin nicht die Auswahl, sondern dass die Systeme miteinander verbunden werden: Ein Vorgang, der zwischen zweien von Hand weitergetragen wird, läuft nicht durch, egal wie gut jedes einzelne ist.
Belegeingang
3 Schritte- 1a
Zentrale Rechnungsadresse
paralleler KanalEine Adresse, auf die Lieferanten verwiesen werden und die direkt in das verarbeitende System leitet.
Diesen Schritt könnten übernehmen- CapeVision SmartPath · Läuft automatischEmpfang elektronischer Rechnungen per E-Mail an eine eingerichtete Adresse (SmartInbox); zusätzlich ein Weg für Lieferanten ohne Schnittstelle über SmartWeb.
- 1b
Portalrechnungen abholen
paralleler KanalRechnungen, die nur in Lieferantenportalen bereitliegen, werden automatisch heruntergeladen und in den Eingang gegeben.
Diesen Schritt könnten übernehmen- GetMyInvoices · Läuft automatischRuft Rechnungen automatisch aus Lieferantenportalen ab; für Portale mit zweitem Faktor über eine zusätzliche Desktop-Anwendung.
- 1c
Papier digitalisieren
paralleler KanalPapierpost wird an einer Stelle gescannt und in denselben Eingang geleitet, damit sie im Normalweg weiterläuft.
Diesen Schritt könnten übernehmen- d.velop documents / invoices · Digital im SystemLösungen von Scannen über Bearbeiten bis Archivieren.
- CapeVision SmartPath · Digital im SystemSmartScan wandelt gescannte PDF-Belege in maschinenlesbare Form.
Erkennen & prüfen
3 Schritte- 2a
Strukturierten Datensatz gewinnen
Bei elektronischen Rechnungen wird der eingebettete Datensatz ausgelesen und technisch validiert.
Diesen Schritt könnten übernehmen- CapeVision SmartPath · Läuft automatischSmartInbox empfängt ZUGFeRD und XRechnung per E-Mail, liest sie automatisiert aus und transformiert sie in das Format des Empfängers; SmartVerify prüft Signaturen auf Authentizität und Unveränderbarkeit.
- 2b
Rechnungsdaten erkennen
Bei klassischen PDF- und Papierbelegen werden die Rechnungsdaten maschinell ausgelesen.
Diesen Schritt könnten übernehmen- d.velop documents / invoices · Läuft automatischAutomatisierte Auslesung von Rechnungsdaten; die ermittelten Daten werden über die Schnittstelle an WOWIPORT übergeben.
- 3a
Gegen Stammdaten prüfen
Lieferant bekannt, Pflichtangaben vollständig, Rechnung nicht schon einmal da gewesen.
Diesen Schritt könnten übernehmen- WOWIPORT · Digital im SystemKreditorenstamm und Buchungsfluss zwischen Nebenbüchern und Hauptbuch liegen in der Finanzbuchhaltung des Systems.
- CapeVision SmartPath · Digital im SystemSmartCheck führt eine Konsistenzprüfung der übermittelten Daten durch.
Zuordnen & freigeben
3 Schritte- 3b
Auftragsbezug herstellen
Die Rechnung wird dem Auftrag zugeordnet, aus dem die Leistung stammt.
Diesen Schritt könnten übernehmen- WOWIPORT · Digital im SystemDas Auftragsmanagement führt Plan-, Vergebungs-, Auftrags- und Rechnungswerte in einer Budgetübersicht, und der Auftragsbezug entsteht im selben System, in dem die Rechnung landet.
- 4
Freigeben und klären
Sachliche Prüfung und Freigabe, einschließlich der Fälle, die vorher geklärt werden müssen.
Diesen Schritt könnten übernehmen- WOWIPORT · Digital im SystemEin Rechnungseingangs-Workflow ist Bestandteil des Systems; die ausgelesenen Rechnungsdaten werden dorthin übergeben.
- 5
Kontieren
Kostenart, Objekt und Wirtschaftseinheit zuordnen und entscheiden, ob die Position umlagefähig ist.
Diesen Schritt könnten übernehmen- WOWIPORT · Digital im SystemKontierung als Teil der Finanzbuchhaltung, optional mit Kostenstellen-, Kostenarten- und Kostenträgerrechnung.
Übergabe & Ablage
3 Schritte- 6a
Zahlungsvorschlag erzeugen
Aus Fälligkeit und Skontofristen entsteht der Vorschlag, was wann gezahlt wird.
Diesen Schritt könnten übernehmen- WOWIPORT · Digital im SystemZahlungsverkehr ist Teil der Finanzbuchhaltung.
- 6b
Zahlung ausführen
Der Zahllauf wird an die Bank übergeben.
Diesen Schritt könnten übernehmen- WOWIPORT · Digital im SystemZahlungsverkehr ist Teil der Finanzbuchhaltung.
- 7
Revisionssicher ablegen
Der Beleg liegt unveränderbar und ist über Lieferant, Zeitraum und Objekt auffindbar.
Diesen Schritt könnten übernehmen- d.velop documents / invoices · Läuft automatischDokumente werden rechtskonform elektronisch im digitalen Archiv gespeichert.
- CapeVision SmartPath · Digital im SystemSmartArchive bietet revisionssichere Archivierung.
Wir setzen Rechnungseingang bei Ihnen digital auf und automatisieren, was sich automatisieren lässt.
Wir nehmen Ihren heutigen Ablauf auf, schneiden ihn neu, wählen die passenden Systeme aus und verbinden sie. Danach läuft der Vorgang über die Systemgrenzen hinweg durch, mit KI an den Stellen, an denen sie trägt. Angefangen wird mit einem abgegrenzten Ausschnitt, damit Sie in vier Wochen sehen, was sich ändert.
Wie wir das einordnen
Meinung, nicht Marktforschung, sondern aus unseren Projekten. Wir haben kein eigenes Produkt im Regal, das wir hier empfehlen könnten, und bekommen von keinem Anbieter Provision.
Der wichtigste Satz zur E-Rechnung für unsere Zielgruppe: Weil Wohnraumvermietung umsatzsteuerfrei ist, trifft Sie die Ausstellungspflicht überwiegend nicht. Der gesamte Druck liegt im Eingang, und der besteht bereits seit Anfang 2025. Wer das umgekehrt versteht, investiert an der falschen Stelle.
Der eigentliche Hebel liegt ohnehin woanders. Die Zeit geht nicht beim Erfassen verloren, sondern beim Zuordnen und Nachfragen: Zu welchem Auftrag gehört diese Rechnung, wer muss freigeben, stimmt die Menge. Ein Erkennungswerkzeug allein löst das nicht, die Verbindung zum Instandhaltungsprozess schon.
Und pragmatisch: In vielen Häusern ist das Rechnungsmodul des eigenen ERP-Herstellers der kürzere Weg als ein spezialisiertes Zusatzsystem, nicht weil es besser wäre, sondern weil die Übergabe in die Buchhaltung bereits gelöst ist. Ob das bei Ihnen zutrifft, hängt an Ihrem Volumen und daran, wie viele Freigabestufen Sie tatsächlich brauchen.
Wo in Ihrem Rechnungslauf die Zeit verloren geht, sehen wir uns gemeinsam an, mit Ihren echten Belegzahlen statt mit Annahmen.
Das machen wir auch
Jeder dieser Prozesse lässt sich genauso aufnehmen, neu schneiden und automatisieren. Welcher bei Ihnen zuerst drankommt, hängt an Ihrer Ausgangslage.