Software für die Wohnungswirtschaft: Wer kann was, und wer kann mit wem?
Die Anbieterlandschaft ist kaum noch zu überblicken. Diese Übersicht ordnet die relevanten Systeme nach ihrer Rolle im Prozess ein: was Fundament ist und was ein einzelner Raum. Herstellerneutral: Wir haben kein eigenes Produkt im Regal, das hier untergebracht werden müsste.
Stand: Juli 2026 · ohne Anspruch auf Vollständigkeit
„Die Zahl der Anbieter und Anwender, die an all diesen Sektoren tätig sind, ist inzwischen kaum mehr überschaubar."
Unsere Antwort darauf
Genau deshalb gibt es uns. Wir behalten den Überblick: welche Systeme für welchen Prozess taugen, welche sich belegbar miteinander verbinden lassen und wo eine Produktlinie ausläuft. Sie führen für jedes Ihrer Objekte Buch, was wann daran gemacht wurde. Für die Systeme, mit denen Ihre Verwaltung arbeitet, tun wir dasselbe.
Fünf Hersteller tragen das Fundament
Ein Fachsystem zu tauschen ist eine Zimmerrenovierung. Das ERP zu tauschen ist eine Kernsanierung. Wer beides gleich behandelt, verliert entweder Geld oder ein Jahr. In der Praxis entscheidet ein Haus ohnehin nicht zwischen zehn Produktlinien, sondern zwischen wenigen Herstellern: Sechs davon kommen von Aareon allein, sie sind keine Auswahl, sondern Herkunft. Was Ihr Kernsystem an Anbindung zulässt, entscheidet danach über jeden weiteren Schritt. Diese Frage beantworten wir nicht auf einer Übersichtsseite, sondern für Ihr Haus, denn dort zählt ohnehin nur Ihre Konstellation.
6 Produktlinien
Der mit Abstand größte Anbieter der Branche, gewachsen aus eigener Entwicklung und mehreren Übernahmen. Daher die sechs Produktlinien: Sie sind keine Auswahl, sondern Herkunft.
Cloud-Generation des verbreitetsten ERP der deutschen Wohnungswirtschaft und Nachfolger von Wodis Sigma.
Langjährig verbreitetes ERP der Branche, inzwischen im Migrationspfad auf Wodis Yuneo.
ERP-Linie, die 2021 mit der GAP-Group zu Aareon gekommen ist.
Cloud-ERP, das mit der Übernahme des Haufe-Immobiliengeschäfts zu Aareon gekommen ist.
ERP mit Schwerpunkt öffentliche und kommunale Wohnungswirtschaft.
ERP-Linie aus dem ehemaligen Haufe-Immobiliengeschäft.
Dr. Klein Wowi Digital1 Produktlinie
WOWIPORT mit OPENWOWI ist der offenste dokumentierte Fall im Feld: Endpunkte, Authentifizierung und Einrichtung liegen ohne Login im Netz.
Webbasiertes ERP mit offen dokumentierter REST-Schnittstelle (OPENWOWI).
1 Produktlinie
iX-Haus ist stark im gemischten Bestand aus Wohnen und Gewerbe und bei institutionellen Bestandshaltern.
Etabliertes System für gemischte Bestände, stark im gewerblichen Bereich.
DOMUS Software1 Produktlinie
Langjährig etabliert bei professionellen Verwaltern, mit Miet-, WEG- und Gewerbebestand in einem System.
Langjährig etabliertes System für professionelle Verwalter, Miet-, WEG- und Gewerbebestand.
1 Produktlinie
Vollständig browserbasiertes Cloud-ERP mit dem niedrigsten Einstieg im Feld, der übliche Startpunkt kleinerer Verwaltungen.
Vollständig browserbasiertes Cloud-ERP mit niedrigschwelligem Einstieg.
Das ERP-Kernsystem und was sich daran andocken lässt: kein Prozess, sondern das Fundament darunter
ERP und Satelliten laufen nicht als Vorgang durch das Haus. Es ist die Entscheidung, auf der alle Prozesse aufsetzen, und unser Vorgehen, um sie zu treffen: Bestand aufnehmen, Vorgangswege verfolgen, Zielbild schneiden, Integrationsweg je Verbindung festlegen. Deshalb steht es nicht neben den Prozessen, sondern unter ihnen.
Unser Vorgehen für Kernsystem und SatellitenEine Umstellung steht an, gewollt oder gemusst
Support läuft aus, Produktlinien werden zusammengeführt, Nachfolger stehen bereit. Ab diesem Punkt sind zwei Dinge zu entscheiden, und die meisten Häuser entscheiden nur das erste: welches System es wird. Das zweite ist, welche Prozesse künftig darin laufen sollen.
Die Schnittstelle existiert, aber nicht für Sie. Mehrere große Systeme sind technisch anbindbar, aber nur über die Integrationsplattform und das Partnerprogramm des Herstellers. Wer dort nicht gelistet ist, kommt nicht sauber heran. Das ist keine technische, sondern eine strategische Grenze, und sie steht in keiner Funktionsliste.
Offen beworben, nicht auffindbar dokumentiert. Fast jeder Hersteller wirbt mit offenen Schnittstellen. Prüfbar ist das nur an einer Stelle: Gibt es eine öffentlich einsehbare technische Dokumentation? Bei einem Teil der Systeme lautet die Antwort nein, bei anderen liegt sie vollständig offen im Netz.
Der Wechsel kostet mehr als die Lizenz. Ein ERP-Wechsel bindet über Monate interne Kapazität, und zwar genau die Leute, die den Betrieb tragen. Häufig ist das Anbinden von Satelliten der günstigere Weg, aber eben nicht immer, und das hängt am Offenheitsgrad des Kernsystems.
Migrationsdruck von außen. Produktlinien werden zusammengeführt, Support läuft aus, Nachfolger stehen bereit. Wer eine Umstellung ohnehin vor sich hat, sollte sie nicht eins zu eins übertragen, sondern als einzige realistische Gelegenheit nutzen, die Prozesse neu zu schneiden.
Anbieterauswahl, mit Ihnen und nicht für Sie
Wir haben kein eigenes Produkt im Rennen und bekommen von keinem Hersteller Provision. Was wir mitbringen, ist die Marktkenntnis von dieser Seite und ein Verfahren: Sollprozess zuerst, dann Anforderungen, dann Anbietergespräche, mit den Fragen, die man vorher stellen muss und nicht hinterher.
Am Ende steht eine begründete Entscheidung, die Sie im Aufsichtsrat vertreten können, nicht das Angebot, das am besten präsentiert hat. Fragen Sie einen Fensterbauer, was Ihr Haus braucht: Eine neue Heizung wird er nicht vorschlagen.
Den Wechsel nutzen, um Prozesse neu zu denken
Prozesse lassen sich jederzeit verbessern, dafür braucht es kein neues System. Nur selten ist der Moment so günstig wie hier: Bei einer Umstellung wird ohnehin jeder Ablauf angefasst, jede Schnittstelle neu gebaut und jede Rolle neu vergeben. Wer diese Arbeit sowieso leistet, sollte am Ende mehr davon haben als dieselben Abläufe in einer neuen Oberfläche.
Es ist wie beim Umzug: Niemand nimmt jede Kiste mit. Und Leitungen legt man, solange die Wand offen ist. Danach muss man aufstemmen.
- Vorgangswege aufnehmen: wo ein Vorgang heute die Hand wechselt.
- Sollprozess schneiden, bevor der Migrationsplan steht.
- Festlegen: was der Kern übernimmt, was ein Satellit macht, was wegfällt.
- Automatisieren, was sonst auch danach von Hand liefe.
Die 6 Kriterien, die bei der Auswahl wirklich zählen, mit den Fragen an den AnbieterKriterien ausblenden
Ein System, das Ihren heutigen Ablauf perfekt abbildet, konserviert ihn. Die Frage ist nicht, ob alles geht, was Sie heute tun, sondern ob der Ablauf möglich wird, den Sie eigentlich wollen. Was Sie ohnehin abschaffen wollten, muss die Software nicht können.
- Welche unserer heutigen Sonderwege würde dieses System erzwingen, und welche würde es überflüssig machen?
- Wie viel Anpassung braucht der Standard, damit unser Prozess läuft? Was kostet diese Anpassung bei jedem Update?
- Wer im Haus muss seine Arbeitsweise ändern, damit der Nutzen eintritt?
Fast jeder Anbieter wirbt mit offenen Schnittstellen. Entscheidend ist, was dahinter steckt: eine öffentlich dokumentierte Schnittstelle, eine, die nur Partner bekommen, oder ein nächtlicher Dateiexport. Alle drei heißen im Prospekt gleich und bedeuten im Projekt etwas völlig anderes.
- Gibt es eine öffentlich einsehbare technische Dokumentation? Bitte um den Link, nicht um eine Zusage.
- Echtzeit oder Batch? In welche Richtung fließen die Daten, und was passiert bei einem Fehler?
- Brauchen wir für die Anbindung einen Partnerstatus oder eine Freigabe des Herstellers?
- Was kostet die erste Schnittstelle, was die zweite, einmalig und laufend?
- Bekommen wir einen Testzugang, bevor wir unterschreiben?
Diese Frage vor Vertragsschluss stellen, nicht danach. Ein Export, der nur den aktuellen Stand ohne Historie liefert oder pro Ausleitung berechnet wird, ist kein Ausstiegsweg, er sieht nur so aus.
- In welchem Format bekommen wir unsere Daten heraus, inklusive Historie und Dokumenten?
- Was kostet ein vollständiger Export, und wie lange dauert er?
- Wo liegen die Daten, wer hat Zugriff, und wie ist die Auftragsverarbeitung geregelt?
- Was passiert mit den Daten bei Vertragsende, und in welcher Frist?
Nicht die Einführung entscheidet, sondern der Betrieb danach. In Häusern ohne eigene IT-Abteilung ist die Frage nach der laufenden Pflege oft wichtiger als jede Funktion, und sie lässt sich nicht pauschal mit einem Betriebsmodell beantworten.
- Wer übernimmt den zweiten Level: der Hersteller, ein Systemhaus, wir selbst?
- Wer pflegt unsere Anpassungen und Auswertungen weiter, wenn die Version wechselt?
- Wie oft kommen Updates, und wer testet sie vor dem Einspielen?
- Was passiert, wenn die eine Person im Haus ausfällt, die das System kennt?
Der Markt konsolidiert seit Jahren: Anbieter kaufen einander, Produktlinien werden zusammengeführt, aus einem gekauften System wird ein Migrationspfad. Das ist in dieser Branche das realste Risiko und steht in keiner Funktionsliste. Dazu kommt die schlichte Frage, ob der Anbieter überhaupt Kapazität hat.
- Wird unsere Produktlinie weiterentwickelt, oder ist sie der Weg zum Nachfolgeprodukt?
- Gibt es einen kommunizierten Termin für Supportende oder Migration?
- Wann könnte unser Projekt tatsächlich starten, und wer arbeitet daran?
- Gibt es Referenzen in unserer Größenordnung und unserer Rechtsform, mit denen wir sprechen dürfen?
Preise je Einheit, je Nutzer oder je Schnittstelle führen bei Wachstum zu völlig verschiedenen Kosten. Und regulatorische Anforderungen (E-Rechnung, Aufbewahrung, Barrierefreiheit mieterseitiger Portale, Transparenz beim KI-Einsatz) sind keine Sonderthemen mehr, sondern Ausschlusskriterien, wenn ein System sie nicht abdeckt.
- Woran hängt der Preis, und was kostet uns ein Zuwachs von 500 Einheiten?
- Sind Schnittstellen, Testmandant und Weiterentwicklung im Preis enthalten oder separat?
- Wie verarbeitet das System strukturierte Rechnungsformate, und validiert es sie?
- Erfüllt ein mieterseitiges Portal die Anforderungen an Barrierefreiheit? Bitte um den Nachweis.
- Wenn KI im Spiel ist: Ist erkennbar und dokumentiert, wo sie entscheidet und wo sie nur vorschlägt?
Sie suchen etwas Bestimmtes
Nicht jeder kommt mit einem Prozess. Wer weiß, dass es KI-Telefonie werden soll oder dass die Dokumentenablage dran ist, findet hier die Systeme dazu, sortiert nach dem, wofür sie gebaut sind. Welches davon in Ihrem Haus trägt, hängt an Ihrem Kernsystem und Ihren Abläufen; das klären wir im Gespräch und nicht auf einer Liste.
KI-Telefonie
Das Telefon ist in den meisten Häusern weiterhin der größte Kanal, und der einzige, aus dem regelmäßig kein Vorgang entsteht. Der Markt hat sich hier 2025 und 2026 deutlich bewegt: Es gibt Branchenspezialisten, die großen ERP-Hersteller haben eigene Assistenten nachgelegt, und daneben stehen Allrounder, die man zuschneidet. Die Entscheidung für einen der drei Wege ist immer auch eine Entscheidung für ein Ökosystem.
- MANAGBL.AI
- fonio.ai
- Famulor
+ 7 weitere Systeme
Mieterportal & App
Portale und Apps geben Mietern einen Weg, Anliegen zu melden, Dokumente abzurufen und den Stand zu verfolgen. Der Nutzen entsteht aber nicht durch den Kanal, sondern durch die Rückrichtung: Ein Portal, aus dem Meldungen von Hand in das nächste System übertragen werden, ist ein zweites Postfach.
- casavi
- Facilioo
- Allthings
+ 3 weitere Systeme
Dokumente & Archiv
Ein Dokumentenmanagement löst zwei verschiedene Probleme, die oft vermischt werden: die revisionssichere Aufbewahrung und das Wiederfinden im Arbeitsalltag. Für die Wohnungswirtschaft kommt ein drittes dazu: Der Beleg muss in der Betriebskostenabrechnung wieder auftauchen, nicht nur im Archiv liegen.
- d.velop documents / invoices
- Doxis
Rechnungseingang & E-Rechnung
Die E-Rechnungspflicht trifft Wohnungsunternehmen fast ausschließlich im Eingang, weil Wohnraumvermietung umsatzsteuerfrei ist. Der eigentliche Hebel liegt aber ohnehin nicht beim Erfassen, sondern beim Zuordnen: Ein großer Teil der Belege gehört zu einem Handwerkerauftrag, der in einem anderen System entstanden ist.
- CapeVision SmartPath
- Candis
- d.velop documents / invoices
+ 5 weitere Systeme
Vermietung & Interessenten
Der Prozess mit dem direktesten Ertragsbezug: Jeder Tag Leerstand ist messbar. Werkzeuge gibt es reichlich; die Unterschiede liegen an den Rändern: ob die Objektdaten aus dem Kernsystem kommen und ob Protokoll und Zählerstände am Ende automatisch zurückfließen. Für Genossenschaften kommt die eigene Auswahllogik dazu.
- immomio
- Wohnungshelden
- EverReal
+ 6 weitere Systeme
Die Nennung eines Systems ist keine Empfehlung und die Reihenfolge keine Rangfolge. Welches davon in Ihrem Haus trägt, hängt an Ihrem Kernsystem, Ihren Abläufen und Ihrer Größe.
Wir helfen Ihnen, das passende System zu finden
Wir prüfen für Sie, was ein System herausgibt und annimmt, stellen den Anbietern die Fragen, die im Verkaufsgespräch sonst nicht fallen, und sagen Ihnen, was in Ihrer Systemlandschaft trägt. Provision bekommen wir von keinem Hersteller, und ein eigenes Produkt haben wir in dieser Branche nicht.
Es gibt nicht die eine Software, die Systeme müssen zusammenspielen
Das ist nicht nur unsere Sicht. Dass der Softwaremarkt unübersichtlich geworden ist und ein Vorgang nur dann durchläuft, wenn die Systeme über ihre Grenzen hinweg zusammenspielen, sagen auch der GdW, die ZIA/EY-Digitalisierungsstudie und die Fachpresse der Branche.
„Nur wenn Systeme miteinander kommunizieren können, entstehen aus vielen einzelnen Anwendungen wirklich intelligente und wirtschaftlich tragfähige Lösungen."
Genau das ist unsere Arbeit: Wir bringen die Systeme, die Sie bereits im Haus haben, zum Zusammenspielen, damit aus einzelnen Anwendungen ein Vorgang wird, der durchläuft.
„Die Zahl der Anbieter und Anwender, die an all diesen Sektoren tätig sind, ist inzwischen kaum mehr überschaubar."
„Momentan erfindet jedes Unternehmen in der Branche die Welt für sich neu. Die Kompatibilität fehlt."
„Dafür müssen die Anwender vor allem ihre Prozesse klar definiert haben, sodass die KI an den richtigen Stellen unterstützen kann."
der Unternehmen haben ihre Einzellösungen reibungslos über Integrationskomponenten verbunden. 38 % halten genau diese Architektur für die beste. Gewollt ist sie fast überall, gebaut fast nirgends.
nutzen oder planen zusätzlich Software allein für die Mieterkommunikation. Das Ökosystem wächst und will verbunden werden.
Anwendungsbereiche digitaler Lösungen wurden abgefragt. Kein Haus deckt sie mit einer einzigen Software ab.
Quelle: Digitalisierungsstudie 2025 „Immobilienwirtschaft im Umbruch" des Zentralen Immobilien Ausschuss (ZIA) und EY Parthenon.
Quelle: GdW-Mitgliederbefragung „Software-Landschaften und Einsatz digitaler Lösungen" (Information 171, 2024).
Womit arbeiten Sie heute, und trägt das noch?
Diese Seite sagt, welche Systeme es gibt. Was sie nicht sagen kann: ob Ihre Kombination trägt. Das hängt an Ihrem Kernsystem, Ihren Abläufen und daran, wo heute jemand von Hand weiterreicht. Nennen Sie uns Ihre Systeme, und wir ordnen sie für Ihr Haus ein, mit dem, was wir zu jedem einzelnen geprüft haben.
30 Minuten, kostenlos und ohne Vorbereitung.
Was diese Übersicht ist, und was sie nicht ist
Sie dient der ersten Orientierung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Aktualität. Die Beschreibung einer Rolle im Prozess ist weder eine Bewertung noch eine Empfehlung, und die Reihenfolge der Nennung ist keine Rangfolge. Für verbindliche Aussagen zu Funktionsumfang, Preisen und Schnittstellen wenden Sie sich an den jeweiligen Anbieter.
work100 steht in keinem Vertriebsverhältnis, das die Darstellung beeinflusst. Bestehende Partnerkonditionen legen wir im Beratungsgespräch offen.
Genannte Produkt- und Firmennamen sind Marken der jeweiligen Inhaber. Hinweise zu Regulatorik sind keine Rechts- oder Steuerberatung.
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